文書規約についていろいろ考えるブログ【2025年3月】

更新日 2025年3月29日

文書規約メニュー

さるでもわかるWEBライティング

文章の書き方

最初に、書き物をするとき、どのような視点で書き物をしていくべきか学びます。ここで重要になるのは「可読性」です。

次に「PCとスマートフォン」の違いについて学ぼます。「装飾」、「ですます調」「である調」を学び、「構造化文書」について学びます。

最後に「HTML」について学びます。

可読性

良い文章とは、誰が読んでも読みやすい文章です。

じっくり時間をかけて、よく考えながら読まないと読めない文章は、「良い文章」とは言えません。※厳密に表記する必要がある法令文書や公文書などは例外です。

読みやすさを専門的には「可読性」と言い、「可読性が高い文章」は良い文章です。

読む人を第一に考えた文章

システムの世界では良くある話で、短いソースコード（プログラムのこと、以降ソースコードと記述）が良いコード、高速に動くソースコードが良いコードと考えているプログラマーは多くいます。

最も重要な事は可読性であり、可読性の高さを優先すると、最短で表記されたソースコードより長くなります。また、最速を重視したソースコードより、やはり長くなります。

なぜ可読性が最重要なのか？読むのが難しいソースコードはバグの温床になりますし、誰も読めないソースコードはメンテナンス（仕様変更など）不能になります。

読みやすいソースコードは大多数のプログラマーが読む事ができ、メンテナンスも容易にできます。

作ってお仕舞いなら可読性を考える必要はありませんが、システムは作ってから毎年、沢山の仕様変更が入るため、可読性が低いソースコードはゴミ同然と考えてよいでしょう。

可読性が低いソースコードを書くプログラマーは、読む人の事を考えないプログラマーです。

文章でも同じ事が言えます。あなたはWEBで読みにくいニュースや雑誌を、一生懸命読みますか？

勉強や調べものではないのに、読みにくい文章は読みませんよね。

読み手の事を第一に考える書き手は、良い書き手（以降ライターと記述）です。読み手の事を第一に考えないライターは、ダメなライターです。

PCからスマートフォンへ

ニュースや雑誌などのWEBサイトの閲覧は、PCではなくスマホユーザーが大多数です。

PCは大画面で長い文章を読めますが、スマートフォンでは狭い画面で文章を読みます。

PCはイスなどに座って画面を閲覧しますが、スマートフォンでは立ったまま、寝転がって、電車の中でなど、様々な状態で利用します。

ライターあるあるなのですが、PCで読みやすかった文章をスマートフォンで読もうとすると、「あれ？」っと思う事は頻繁に発生します。

スマーフォンの特徴を十分理解していれば、スマートフォンでも、PCでも読みやすい文章を書くことができますが、不十分だとスマーフォンでは読みにくい文章になります。

逆の事もあります。スマートフォンで読みやすい文章でも、PCでは読みにくい文章になってしまうことも頻繁に発生します。

両方の特徴を十分に理解し、仕上がった文章を、PC・スマートフォン両方で確認して「最適化」していく作業が必要なのです。

フォントサイズ・スタイル

文章を、より効果的に見せる方法の1つに、フォントサイズ（文字サイズ）を大きくする、太くするという方法があります。

しかし、多くのニュースや雑誌などのWEBサイトは、見出し以外フォントサイズやスタイルに変更は加えません。理由はコストがかかってしまうためです。

フォントサイズやスタイル変更を加えることは簡単ですが、毎日沢山の記事をアップするサイトでは「フォントサイズをいくつにする」「フォントカラーは何色にする」「フォントスタイルは」のようにすべて決め事をしておかないと、全体のデザインがちぐはぐになってしまいます。

文章は常に同じルールで書くことで可読性が高くなります。

また、フォントの変更は思った以上に面倒で、実際にやってみると「このサイズかな？もう少し大きい方が？色は青よりネイビーの方が・・・」のように時間がかかります。

多くのライターは、そのうち「もうこれでいいや」となってしまうことが多いのです。

強調したい単語や文章のフォントサイズやスタイルの決め事をして、コストを許容できる範囲に収めることができるなら、フォントサイズやスタイルで強調表示するのは良い方法です。

規約を作り、ライターが規約を遵守し、リリース前に品質検査を行うことが重要です。

「ですます調」「である調」

「ですます調」「である調」は、誰でも聞いたことがあると思います。文書は「ですます調」「である調」を使い分ける必要があります。

「ですます調」は別名「敬体」と言います

「きょうは良い天気です」「私は電車で行きます」

「である調」は別名「常体」と言います。

「吾輩は猫である」「吾輩はネコだ」

「ですます調」と「である調」は一緒の文章で使用してはいけません。「ですます調」は「敬体」であり、敬語です。「である調」は「常体」であり、一般的な話し言葉です。

丁寧な説明が必要な相手には、基本的に「ですます調」を使用しますが、「論文」「レポート」「議事録」「感想文」「小説」「新聞」「雑誌」では「である調」を使用します。

簡潔な文章を書きたいときは「である調」で書くと効果的です。

構造化文書

構造化文書について学びます。

構造化文書とは

構造化文書規約

文書には、日記のような「思いつくままに書く文章」と、参考書のような「理解させる事を目的とした文章」があります。

「理解させる事を目的とした文章」は、全体をわかりやすくするために、文章を大きな単位、中くらいの単位、小さな単位でまとめた構造化文書（正規化された文書）で書かれています。

「理解させる事を目的とした文章」は「論理的な文章」とも言えます。

具体的には「国の予算」「法律」「契約書」などは厳密な定義があり、定義に沿って書くことで「書き手」「読み手」共に文書を正解に理解する事ができます。

構造化文書例

一般的な文章

一般的な文書にも「本のタイトル」「第一章」「項目」などのように目次が振られています。

たとえば「スターウォーズ」だと以下のようになります。

タイトルスターウォーズ
エピソード1/ファントム・メナス編
- 第一章クワイ＝ガン・ジンとオビ＝ワン・ケノービ
  - 第一章第一節惑星ナブー
    - 第一章第一節第一項ジャー・ジャー・ビンクス
    - 第一章第一節第二項パドメ・アミダラ
- 第二章惑星タトゥイーン
  - 第二章第一節アナキン
  - 第二章第二節ポッド・レース
- 第三章ダース・モールの襲撃
エピソード2/クローンの攻撃編
エピソード3/シスの復讐編
エピソード4/新たなる希望編
エピソード5/帝国の逆襲編
エピソード6/ジェダイの帰還編
エピソード7/フォースの覚醒編
エピソード8/最後のジェダイ編
エピソード9/スカイウォーカーの夜明け編

一般的な文章の構造
一般的な文章の構造	英語表記
目次	table of contents
編・部	part
章	chapter
節	section
項	subsection
目
細目

国の予算

国の予算
予算科目	例
会計	一般会計、エネルギー対策特別会計、特許特別会計
組織	経済産業省